Verbis Nedir? Verbis Kaydı Nasıl Yapılır?

Verbis (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi), Türkiye’de kişisel verilerin korunmasını düzenleyen 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında oluşturulmuş bir sistemdir. Kişisel veri işleyen tüm gerçek ve tüzel kişilerin, bu sisteme kayıt olması zorunludur. Verbis kaydı, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak ve bu işlemleri denetlemek için yapılır.
Verbis’e kayıt olmak, kişisel veri işleyen kurum ve kuruluşlar için yalnızca yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda kurumsal itibar açısından da önemli bir gerekliliktir. Kişisel verilerin güvenliği her geçen gün daha fazla önem kazanırken, verbis kayıt zorunluluğu 2024 yılında da geniş kapsamlı bir şekilde devam etmektedir. Bu sistem, veri sorumlularının yükümlülüklerini düzenli olarak takip eder ve denetimlerini kolaylaştırır.

Verbis Nedir?

Verbis sistemi, kişisel veri işleme faaliyetlerinin şeffaf bir şekilde yürütülmesi amacıyla geliştirilmiştir. KVKK’nın bir düzenlemesi olarak 2018 yılında yürürlüğe giren bu sistem, kişisel verilerin kimler tarafından ve hangi amaçla işlendiğini kayıt altına alarak veri güvenliğini sağlamayı amaçlar. Veri sorumluları, yani kişisel verileri işleyen kişiler ve kurumlar, Verbis’e kayıt olarak bu süreçte sorumluluk alır.
Verbis sistemi, veri işleyenlerin yükümlülüklerini düzenli olarak yerine getirmesini sağlar ve kişisel veri ihlallerinin önlenmesine yardımcı olur. Kişisel verilerin korunması, yalnızca yasal düzenlemelere uymakla kalmaz, aynı zamanda kişisel verilerin izinsiz kullanımı, kötüye kullanımı gibi sorunların önüne geçer.

Verbis Kaydı Nasıl Yapılır?

Verbis kaydı yapma süreci, dikkatle takip edilmesi gereken bir dizi adımdan oluşur. Verbis sistemine kayıt, yalnızca yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin hukuka uygun bir yol izlenmesini sağlar. İşte adım adım verbis kaydı yapma süreci:

1. Veri İşleme Envanterinin Hazırlanması: Kayıt işlemine başlamadan önce, kurumun veya işletmenin hangi verileri topladığını, nasıl işlediğini ve ne amaçla kullandığını belirlemesi gerekir. Bu, veri işleme envanteri olarak adlandırılır ve bu envanter, verbis sistemine kayıt sürecinin temel taşlarından biridir.
2. Veri Sorumlusunun Belirlenmesi: Verbis sistemine kayıt olacak kişinin, veri sorumlusu olarak atanmış olması gerekmektedir. Veri sorumlusu, veri işleme faaliyetlerinden sorumlu olan kişidir ve bu kişinin kim olduğu net bir şekilde belirlenmelidir. Gerçek kişiler ve tüzel kişilerde bu görev farklı olabilir.
3. Verbis Sistemi Üzerinden Kayıt Başvurusu: Kayıt işlemi için öncelikle KVKK’nın resmi web sitesine girilmesi ve Verbis giriş işleminin yapılması gerekmektedir. Giriş işlemi sonrasında, sistemde kayıt için gerekli olan tüm formlar doldurulmalıdır. Verbis kaydı için doldurulması gereken formlar, kişisel verilerin işlenme amacı, verilerin kimlere aktarıldığı gibi bilgileri içerir.
4. Kayıt Bilgilerinin Doğrulanması: Verbis sistemine giriş yaptıktan sonra, doldurulan bilgilerin doğruluğu kontrol edilir. Kayıt işlemi tamamlandığında sistemden onay kodu alınır ve kayıt işlemi başarıyla tamamlanmış olur.
5. Verbis Kaydı Sonrası Süreç: Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra, veri sorumlularının yükümlülükleri devam eder. Bu süreçte, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak, sistemdeki bilgilerin güncel kalmasını sağlamak ve düzenli raporlama yapmak gerekmektedir. Verbis sistemi, belirli aralıklarla bilgilerin doğruluğunu kontrol etmek ve güncellemeleri yapmak için düzenli olarak denetlenir.

Verbis’e Kimler Kayıt Olmak Zorunda?

Verbis kayıt yükümlülüğü, yalnızca büyük işletmeler için değil, belirli şartları sağlayan tüm gerçek ve tüzel kişiler için geçerlidir. Verbis kaydı yapma zorunluluğu aşağıdaki gruplar için geçerlidir:

• 50 ve üzeri çalışanı olan kurumlar: Bu büyüklükteki tüm firmalar, verbis kayıt zorunluluğu kapsamındadır. Çalışan sayısı yüksek olan firmalar, büyük miktarda kişisel veri topladıkları için bu zorunluluğa tabidirler.
• 25 milyon TL ve üzeri yıllık mali bilançosu olan şirketler: Finansal olarak belirli bir büyüklüğe ulaşan şirketler, kişisel veri işleme faaliyetleri yürütmeseler dahi Verbis’e kayıt olmak zorundadırlar.
• Ana faaliyet konusu kişisel veri işleme olan işletmeler: E-ticaret firmaları, finans kuruluşları, hastaneler, avukatlık büroları gibi doğrudan kişisel veri işleyen firmalar da verbis kayıt yükümlülüğüne dahildir.
• Kamu kurumları: Devlet daireleri, belediyeler ve diğer kamu kuruluşları da verbis kaydı yapmak zorundadırlar.

Bu kriterlere uyan işletme ve kurumların verbis kaydı yapmamaları durumunda ciddi idari para cezalarıyla karşılaşmaları mümkündür. 2024 yılında, KVKK’nın denetim ve ceza politikaları daha da katı hale gelecektir. Bu nedenle, kişisel veri işleyen her kurumun zamanında verbis kaydını yapması büyük önem taşır.

Verbis Kayıt Süreci Sonrası Sorumluluklar

Verbis kayıt süresi tamamlandıktan sonra, sorumluluklar sona ermez. Verbis kaydı yapan her kurum, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin düzenlemeleri sürekli olarak takip etmek zorundadır. Verbis kayıt zorunluluğu, yalnızca bir defaya mahsus değildir; verilerde meydana gelen değişikliklerin belirli dönemlerde güncellenmesi gerekir.
Verbis kaydını tamamladıktan sonra dikkat edilmesi gereken bazı sorumluluklar şunlardır:

• Veri güvenliği: Kişisel verilerin korunması, yalnızca veri sorumlusunun değil, aynı zamanda veri işleyen tüm çalışanların sorumluluğundadır. Verilerin kötü niyetli kişilerin eline geçmesini önlemek için teknik ve idari tedbirler alınmalıdır.
• Veri işleme faaliyetlerinin raporlanması: Verbis kaydı yapıldıktan sonra, kişisel verilerin nasıl işlendiğine dair düzenli raporlar oluşturulmalıdır. Bu raporlar, gerektiğinde KVKK’ya sunulabilir.
• Verbis sisteminde güncellemeler: Verbis kaydında yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olduğunda, bu bilgiler derhal güncellenmelidir. Aksi takdirde, güncel olmayan kayıtlar cezai yaptırımlara neden olabilir.

Verbis Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Verbis her yıl yenilenir mi?

Verbis kaydı, kişisel verilerde bir değişiklik olmadıkça her yıl yenilenmez. Ancak, işlenen verilerde ya da veri sorumlusu bilgilerinde bir değişiklik olduğunda, bu bilgilerin güncellenmesi zorunludur. Ayrıca, KVKK tarafından yapılan denetimlerde bilgilerin güncel olup olmadığı kontrol edilebilir.

Verbis kaydı yapılmazsa ne olur?

Verbis kaydı yapılmaması, KVKK tarafından ağır yaptırımlarla sonuçlanabilir. Kayıt yaptırmayan veri sorumluları, idari para cezasına çarptırılabilir. 2024 yılında bu cezalar, önceki yıllara göre daha yüksek olabilir. Bunun yanı sıra, kişisel veri ihlali durumlarında daha büyük yasal sorumluluklar doğabilir.

Verbis ne zaman çıktı?

Verbis sistemi, KVKK tarafından 2018 yılında yürürlüğe konmuştur. İlk yıllarda yalnızca büyük ölçekli işletmeler için zorunluyken, ilerleyen yıllarda daha geniş bir kapsama yayılmış ve küçük işletmeler de dahil edilmiştir.

Doktorlar Verbis’e kayıt olmak zorunda mı?

Evet, doktorlar hasta bilgilerini işledikleri için verbis kaydı yapmak zorundadır. Kişisel veri niteliğindeki sağlık bilgilerini işleyen her doktor, KVKK kapsamındaki yükümlülüklere tabidir.

Eczaneler Verbis’e kayıt olmak zorunda mı?

Eczaneler, reçeteli ilaç ve müşteri bilgilerini işlediklerinden dolayı verbis kayıt zorunluluğu kapsamında yer alır. 2024 yılı itibarıyla da bu zorunluluk devam etmektedir.

Mali müşavirler Verbis’e kayıt olmak zorunda mı?

Mali müşavirler, müşterilerinin finansal verilerini işledikleri için verbis sistemine kayıt olmak zorundadırlar. Kişisel ve ticari bilgilerin korunması açısından bu süreç, müşavirler için kritik bir öneme sahiptir.

Diş hekimleri Verbis’e kayıt olmak zorunda mı?

Evet, diş hekimleri hasta kayıtlarını ve bilgilerini işledikleri için verbis kaydı yapmak zorundadırlar. Kişisel veri işleme yükümlülüğü, diş hekimleri için de geçerlidir.
2024 verbis kayıt zorunluluğu şartlarına uymayan işletme ve kurumlar, ağır yaptırımlarla karşı karşıya kalabilir. Verbis sistemi, kişisel verilerin korunması adına hem yasal hem de etik bir gerekliliktir. Verbis kaydınızı zamanında yaparak, veri güvenliğinizi sağlayabilir ve cezai yaptırımlardan kaçınabilirsiniz.